休み明けの朝、店を開けたら最初のひと言。

「わたしが休みのあいだ、誰か電話あった？」

あなたも、こんなことはありませんか？

「伝言が、レジ横・カレンダー・スマホにばらばら」
「メモはあるのに、誰からか書いていない」
「折り返したのか、まだなのか分からない」
「同じお客様に、2人で電話してしまった」
「休み明けは、聞いて回るだけで朝が終わる」

でも、安心してください。

じつは、記憶力の問題ではありません。

【原因】伝言を書く欄と、置く場所が決まっていないだけ。

たったそれだけです。

読み終わるころには、

☑ 伝言に書く4つの欄が分かる
☑ 置き場所を1か所に決められる
☑ 折り返し済みかどうか、紙を見れば分かる
☑ 休み明けに、急ぎの順で並べられる

伝言に書くのは、この4つ

長い文はいりません。欄を埋めるだけにします。

いちばん大事なのは、4番です。

ここが空いていれば「まだ」。埋まっていれば「済み」。
聞いて回らなくても、紙を見れば分かります。

置き場所は、どこにする？

伝言は、書く欄より置き場所でなくなります。

レジ横のクリップ、電話の横の箱。
どこでもいいので、1か所だけに決めます。

スマホやLINEで受けた伝言も、休み明けに読む人のために、同じ欄で紙に書き写します。
「ここを見れば全部ある」がそろうと、休み明けの最初の仕事が短くなります。

前に書いた交代の申し送りと同じ考え方です。
申し送りは「その日の交代」、伝言の1枚は「休みのあいだ」。
置き場所を同じにしても大丈夫です。

AIは、どこで使える？

伝言がたまった休み明けに、手伝ってもらえます。

紙の4つの欄を打ち込んで、こう頼みます。

【休みのあいだの伝言】
（4つの欄を打ち込んだもの）

【お願い】
折り返しの期限が早い順に並べてください。
書いていないことは足さないでください。期限が書いていないものは「期限なし」と書いてください。

お客様の名前や電話番号は、打ち込まなくて大丈夫です。
「山田さま」を「お客様A」にしても、並べ替えはできます。

並んだ順番は、最後に自分の目で確かめます。

紙は、どう選ぶ？

手元のメモ用紙に、4つの欄を書くだけで始められます。

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「本人に渡す1枚」と「店に残す控え」を分けたいなら、複写式のメモという手もあります。
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今日やることは、ひとつだけ

伝言を置く場所を、1か所だけ決めてください。

そこにクリップかトレーを置く。
次の伝言から、そこに入れる。

4つの欄は、そのあとで大丈夫です。

関連記事：交代のとき、伝え忘れていませんか？／「あとで折り返します」が抜けていくお店へ
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写真：Dean Hochman／Wikimedia Commons「Post-it notes」（CC BY 2.0）

※AIを用いて制作した解説です。例は架空で、実在のお店の案内や運用成果ではありません。制作・発行：合同会社まわれまわれ。