AIでスタッフ用の手順書を作るなら、店の実際のやり方を材料に、まず一つの仕事を整理します。作業の順番だけでなく、完了の目印と、止めて相談する条件まで書くのがポイントです。AIの文章は下書きとして扱い、現場で確かめてから共有しましょう。

この記事は、店主を含む2〜20人前後で、継続して接客や事務を行うお店を主に想定しています。この人数は読者像の目安で、法令上の区分ではありません。1人でも継続事業の引き継ぎや採用準備には使えます。特に、スタッフが毎週同じことを店主に尋ねる、担当が替わると方法が変わる、というお店に向く考え方です。

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最初から店のマニュアル全部を作らない

最初に選ぶのは「開店前に入口の掲示を確認する」など、範囲を区切れる仕事です。すでに短い手順が共有され、担当者も迷わず進められるなら、新しくAIを使う必要はありません。判断が複雑な仕事は、先に責任者がルールを決めます。

AIに店のルールを想像させると、読みやすくても実際には使えない文章になりかねません。店主のメモや、担当者が口頭で説明した内容を、個人情報や社外秘を除いて整理するところから始めます。

手順書に入れたい5項目

項目	書くこと
1．目的と対象	何のために、誰が、いつ行う仕事か
2．準備	使う物、確認する資料、始める前の状態
3．作業の順番	一つずつ番号で示す。店で確認した手順だけを書く
4．完了と例外	終わった目印、止めて相談する条件、相談先
5．管理	確認者、更新日、版、保管場所

この5項目は本記事の整理案で、特定サービスの公式テンプレートではありません。たとえば掲示確認なら「日付が合っている」だけで終わらせず、内容に食い違いがある場合の相談先を決めます。具体的なルールはお店ごとに確認してください。

AIに渡す依頼文の例

次は仮の依頼例です。実在のお店の導入実績ではありません。角括弧の部分を、確認済みの事実に置き換えます。

店のスタッフ用手順書の下書きを作ってください。対象業務は［一つの仕事］、読む人は［担当者］です。以下の確認済みメモだけを使い、目的と対象・準備・番号付き手順・完了と例外・管理の5項目に整理してください。相談先は［店内で決めた担当］です。不明な点は推測せず「要確認」と書き、質問を最後にまとめてください。顧客名や連絡先を含めないでください。メモ：［個人情報・社外秘を除いた内容］

AIが補った条件や数値が混ざっていないかも確認します。OpenAIはChatGPTの回答に誤りが含まれる場合があると案内しています。回答の正確性についての公式説明（2026年10月2日確認）を踏まえ、手順の正否は店側で判断します。

一度試してから、見つかる場所へ置く

1. 担当者が下書きを読み、一つの仕事で手順を確認する。
2. 分からなかった言葉、抜けた準備、例外を修正する。
3. 責任者が確認し、版と更新日を付けて共有する。
4. 変更したら古い紙やファイルを回収し、保管場所をそろえる。

AIに入力する情報の扱いは、IPAの「AI利用のためのセキュリティTips」（2026年4月2日公開、10月2日確認）も参考になります。顧客情報や社外秘を入力しない運用を先に決めましょう。手順書を作るだけで時間削減や売上増を保証するものではありません。

紙で共有する道具は、手持ちからで十分

新しいファイルは必須ではありません。手元の紙とファイルで、必要な時に見つかるかを先に試せます。買い足すなら、A4の紙を差し替えて確認できる物が候補です。

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次にすることは「相談が多い仕事を一つ選ぶ」

まず担当者に、どこで迷うかを聞いてみましょう。その仕事の確認済みメモを5項目へ整理し、一度試してから共有する。この順番なら、書類を増やすことより、現場で使えることを確かめられます。

AIを取り入れる考え方は「なぜAIが必要なのか？ 小さなお店が考える時間を残すために」でも紹介しています。道具や仕事の選び方は「暮らしの選び方帖」の記事一覧へ。

制作・発行：合同会社まわれまわれ。本文の構成・下書きと概念画像の制作にAIを活用。公式資料を基にした提案で、店舗での実演・効果検証や商品使用レビューではありません。