AIに「いい感じのお知らせを作って」と頼んだのに、直しが多くて、結局自分で書いた方が早い。そんなときは、AIへ渡す依頼を見直してみましょう。

小さなお店での発注は、難しい言葉を並べることではありません。何を作り、誰に伝え、何が守られれば使えるのかを先に決めることです。この記事では、仕事を頼む前の5つの決めごとと、そのまま使える依頼メモを紹介します。

発注とは、出来上がりの条件を渡すこと

たとえば営業時間のお知らせを作るなら、AIに文章を頼む前に、店側で日程と時間を確定させます。「なぜ変更するか」まで載せるか、店頭用かSNS用かも考えます。

言葉を整える仕事は任せられても、実際に店を開ける時間をAIに決めてもらうわけにはいきません。分からない部分を分からないまま区別できる依頼にしておくと、後から確かめる場所も見えます。

頼む前に決める5つのこと

最初から完璧な仕様書を作る必要はありません。この5行を、スマホのメモや紙に書くところから始められます。

1．「文章」より具体的な成果物を決める

「お知らせ文」だけでは、長さも使い道も曖昧です。「店頭掲示の見出しと本文」「SNSに載せる短文」まで決めると、受け取ったものが使えるか判断しやすくなります。

複数の媒体へ載せる場合も、まず一つを作り、内容を確かめてから別の形式へ展開しましょう。

2．読み手が知りたいことを考える

店主には変更の事情が大切でも、お客様が先に知りたいのは「いつ開いているか」かもしれません。誰が何を判断するための文章かを伝えると、説明の順番を決めやすくなります。

3．確定した材料と、未確認を分ける

新しい料金、受付期限、対応できる品物など、店が決めていない情報はAIに補わせないようにします。材料が不足している場合は、質問してもらうか、「要確認」と残してもらいます。

コピーして使える発注メモ

次は架空のお店の練習例です。本人店舗の実際の営業予定ではありません。

店頭掲示用の営業時間のお知らせを作ってください。
目的：来店前に変更日と時間が分かること。
読む人：来店予定のお客様。

確定情報：
・11月8日は13時〜17時の短縮営業
・11月9日は休業
・11月10日は通常営業

成果物：見出し1つと、短い本文。
条件：
・日付、営業時間、休業日を変えない
・通常営業の具体的な時間は、未提示なので足さない
・変更理由、割引、特典を作らない
・不明点は「要確認」と別に書く
・文章の作成まで。投稿や予約は行わない

合格基準：見出しと本文を読めば、変更日と時間が分かる。

材料として渡すのは、必要な情報だけです。お客様の名前や注文番号、社内の非公開資料を、文章を作るためだけに丸ごと渡す必要はありません。

合格基準は、生成する前に決める

出来上がった後で「もっとよくして」と考え始めると、修正の方向が定まりにくくなります。

営業時間の案内なら、「お客様が来店できる日と時間を判断できる」が基準です。文章が華やかでも、休業日を見落とすなら、目的を満たしていません。

必要な情報を一か所にまとめる考え方として、この一言を大切にします。発注メモも、AIだけでなく、人が見返してすぐ判断できる形にしておきたいところです。

自分で作った方が早い仕事もある

短い一文がすぐ書けるなら、そのまま書いても構いません。毎回条件が変わる仕事や、責任のある判断がまだ決まっていない仕事は、発注内容を整理する手間もかかります。

まずは、繰り返し作る案内文や、伝える内容が決まっている仕事を一つ選びましょう。今のスマホ・PCと、使えるAIの文章機能から試せます。有料契約や新しい道具を買う前に、使い道を確かめる順番で十分です。

今日することは、仕事を5行にすること

次にAIへ頼みたい仕事を一つ選び、「成果物・読む人・材料・条件・合格基準」を書いてみてください。そのメモができたら、AIに下書きを頼みます。

発注を整えると、欲しいものを受け取るための手がかりが増えます。ただし、修正がなくなることや時短効果は保証できません。実際にかかった手間を見ながら、自分の店に合う頼み方を残していきましょう。

編集・発行：合同会社まわれまわれ。AIを用いて構成と文章を制作しています。業務例は架空で、実際の導入成果ではありません。